Politique de confidentialité

Cette page explique quelles données personnelles le service « Mazí » traite, pourquoi, qui y accède, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits. Elle s'adresse aux salariés d'Agile Partner qui utilisent le service.

1. Responsable de traitement

Agile Partner, votre employeur ([à compléter : raison sociale], [à compléter : adresse du siège]), est responsable du traitement.

Contact pour toute question sur vos données : [à compléter : contact données personnelles (DPO le cas échéant)].

2. Pourquoi vos données sont traitées

Conduire les entretiens annuels : vos questionnaires de préparation, celui de votre manager, la date de l'entretien, le compte-rendu, sa signature par votre manager puis par vous, le manager qui mène l'entretien et ses changements éventuels, et l'historique de vos entretiens.
Tenir votre journal : les événements que vous notez au fil de l'année, pour vous seul, et les feedbacks échangés avec vos collègues, demandés ou spontanés, pour nourrir l'entretien.
Tenir un journal d'audit : qui a envoyé un formulaire, fixé une date, signé, changé le manager d'un entretien, rattaché un collaborateur à un manager, envoyé une invitation, archivé un compte ou modifié des droits, et quand. Ce journal ne contient aucun contenu (ni réponse, ni commentaire) ; il sert à établir le déroulé des entretiens en cas de contestation.
Gérer votre compte : vous connecter, vous rattacher à votre manager, attribuer les droits d'administration, sécuriser l'accès.

3. Sur quelle base

L'entretien annuel, le journal (événements et feedbacks) et le journal d'audit reposent sur l'intérêt légitime d'Agile Partner à évaluer et accompagner ses salariés et à pouvoir prouver le déroulé des entretiens (article 6.1.f du RGPD). La gestion de votre compte est nécessaire à l'exécution de votre contrat de travail (article 6.1.b). Votre consentement n'est pas demandé : dans une relation de travail, il ne serait pas libre.

4. Quelles données

Identification : nom, e-mail professionnel, rôle, manager, statut du compte, date d'envoi de l'invitation et date d'activation du compte.
Entretiens : réponses aux questionnaires, compte-rendu, date et format de l'entretien et leurs modifications, signatures datées, votre commentaire.
Journal : vos événements (texte, date) ; les feedbacks (texte, auteur, personne concernée, personne qui l'a demandé, message de la demande, statut et dates de demande, d'envoi, de refus ou d'annulation). Un événement peut recopier un retour client et citer la personne qui l'a donné, de préférence par sa fonction et son entreprise.
Journal d'audit : événement, date et heure, auteur, personne concernée.
Données techniques de connexion : sessions ouvertes (date, adresse IP, navigateur) et compteurs de tentatives de connexion, qui ne gardent qu'une empreinte de l'e-mail ou de l'adresse IP.

Les données d'identification viennent d'Agile Partner : importées de son fichier du personnel à l'ouverture de l'application, puis saisies par les administrateurs. Un compte, créé à l'ouverture ou à votre arrivée, reste inactif jusqu'à ce que vous l'activiez par le lien de l'e-mail d'invitation, en choisissant votre mot de passe. Personne d'autre ne le connaît.

Aucune donnée sensible (santé, opinions, appartenance syndicale…) n'est demandée. N'en écrivez pas dans les champs libres.

5. Qui y accède

Vous : votre profil, vos entretiens, votre préparation, le compte-rendu une fois signé par votre manager, vos événements, les feedbacks que vous avez reçus, donnés ou demandés, et, par l'export de vos données, le journal d'audit qui vous concerne. Vous ne voyez jamais la préparation de votre manager.
Votre manager : vos entretiens une fois les formulaires envoyés, y compris ceux menés par votre manager précédent. Il ne lit pas votre journal : ni vos événements, ni les feedbacks que vous échangez, sauf ceux qu'il a lui-même donnés, reçus ou demandés sur vous. Il garde l'accès à un entretien qu'il mène jusqu'à sa clôture ; il perd l'accès au reste de votre dossier quand vous changez d'équipe.
Les administrateurs (RH, direction) : l'avancement de vos entretiens (statut, dates, dates d'envoi des formulaires et des signatures) et le journal d'audit, pour organiser les campagnes et gérer les comptes. Ils ne lisent jamais le contenu : ni vos réponses, ni celles de votre manager, ni le compte-rendu, ni votre commentaire, ni votre journal. Ils ne voient pas les entrées du journal d'audit qui les concernent.
Les autres salariés : votre nom, votre e-mail, votre rôle, votre statut de propriétaire et le nom de votre manager, tant que votre compte est actif. Un feedback n'est lu que par la personne qui l'écrit, celle qu'il concerne et, s'il a été demandé, celle qui l'a demandé.
Un brouillon de questionnaire n'est lu que par son auteur, jusqu'à son envoi. Si votre manager change pendant un entretien en cours, le brouillon de sa préparation et du compte-rendu passe au nouveau manager, qui reprend l'entretien.
L'équipe technique qui exploite le service, uniquement pour la maintenance et à la demande d'Agile Partner.

Ces règles sont appliquées par la base de données elle-même, pas seulement par l'écran.

6. Sous-traitants

Microsoft (Azure) : hébergement de l'application, des données et des sauvegardes chiffrées.
Envoi des e-mails (invitation, réinitialisation du mot de passe) : [à compléter : fournisseur d'envoi d'e-mails].

Chacun agit sur instruction d'Agile Partner, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance.

7. Où sont les données

Les données sont stockées et traitées dans l'Union européenne, sauvegardes comprises : aux Pays-Bas, avec une copie de sauvegarde en Irlande. Microsoft est une société américaine : un éventuel accès depuis les États-Unis pour le support ou la maintenance est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

8. Combien de temps

Pendant votre présence dans l'entreprise, vos données sont conservées.
À votre départ, votre compte est désactivé : vous ne pouvez plus vous connecter, et votre dossier n'est plus consultable dans l'application. Les administrateurs n'en voient que l'avancement ; un propriétaire peut en extraire une copie complète pour répondre à une demande ou à un litige.
Un an après la désactivation de votre compte, votre dossier est effacé : vos entretiens, questionnaires, comptes-rendus, vos événements, les feedbacks reçus et le journal d'audit vous concernant sont supprimés, et votre profil est anonymisé. Ce que vous avez écrit dans le dossier d'autres personnes (par exemple un compte-rendu rédigé en tant que manager, ou un feedback donné à un collègue) est conservé, sans votre nom. Seule subsiste la trace, sans contenu, que l'effacement a eu lieu.
Agile Partner peut reporter cet effacement si un litige vous concernant est en cours ou prévisible, le temps de ce litige : les comptes-rendus signés ont valeur de preuve.
Les sessions de connexion (adresse IP, navigateur) sont valables 7 jours, puis supprimées à votre connexion suivante, à votre déconnexion ou à la désactivation de votre compte.
Les compteurs de tentatives de connexion sont supprimés au plus tard après un jour.
Les sauvegardes conservent les données supprimées jusqu'à leur expiration, au plus 30 jours.

9. Sécurité

Échanges chiffrés, accès cloisonné par la base de données, questionnaires et signatures verrouillés et datés une fois envoyés, journal d'audit écrit par la base de données, que l'application ne peut ni modifier ni effacer, sauvegardes quotidiennes, dont une copie chiffrée, que personne ne peut modifier ni supprimer pendant 30 jours, conservée hors du serveur de la base.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, ou vous opposer à leur traitement, en écrivant à [à compléter : contact données personnelles (DPO le cas échéant)]. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois.

Accès et portabilité : tant que votre compte est actif, vous téléchargez vous-même vos données depuis la page « Mes données » de l'application, en version lisible ou en fichier JSON. Après votre départ, demandez-les au contact ci-dessus : un propriétaire de l'application vous les transmet.

Effacement : pendant votre présence dans l'entreprise, vos entretiens restent nécessaires à la relation de travail et ne sont pas effacés à la demande. Après votre départ, vous pouvez demander l'effacement de votre dossier avant le délai d'un an ; Agile Partner y donne suite sauf motif légitime de conservation (litige en cours ou prévisible).

Un questionnaire envoyé et un compte-rendu signé ne sont plus modifiables : ce sont les traces de l'entretien. Si vous êtes en désaccord avec un compte-rendu, vous pouvez joindre un commentaire au moment de le signer.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, cnpd.public.lu.

11. Cookies

Le service n'utilise que les cookies nécessaires à votre connexion. Aucune mesure d'audience, aucun traceur publicitaire : aucun consentement n'est donc demandé.

12. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service ; la date de dernière mise à jour figure en bas de page. Voir aussi les mentions légales.